Sprawna, bezpieczna i właściwie zorganizowana komunikacja elektroniczna to fundament funkcjonowania każdej nowoczesnej firmy. W dobie stale rosnącej liczby maili od klientów, intensywnie prowadzonej korespondencji wewnętrznej oraz coraz to nowych działań marketingowych, przedsiębiorstwa poszukują rozwiązań, które pozwolą im sprawować lepszą kontrolę nad przepływem wiadomości. Jednym z nich są aliasy pocztowe – praktyczna i bardzo użyteczna funkcjonalność, która znacząco ułatwia zarządzanie firmową korespondencją elektroniczną.
Czym są aliasy pocztowe i jak działają w praktyce?
Alias pocztowy to dodatkowy adres e-mail przypisany do głównej skrzynki pocztowej użytkownika. Każda wiadomość wysłana na alias trafia więc do tej samej skrzynki odbiorczej. Dla przykładu, jeśli pracownik firmy posiada główny adres pod postacią [email protected], można przypisać do niego dodatkowe aliasy, np. [email protected], [email protected] czy [email protected] – wszystkie będą kierowały wiadomości do głównej skrzynki, ułatwiając klasyfikację korespondencji według jej tematyki i przeznaczenia.
Aliasów nie należy jednak mylić z przekierowaniami. Te drugie polegają bowiem na przesyłaniu wiadomości pomiędzy różnymi kontami. Alias funkcjonuje natomiast jako alternatywna nazwa jednego konta. Dzięki niemu użytkownik może obsługiwać różne obszary działalności firmy, nie wychodząc poza swój podstawowy adres e-mail. Aliasy są szczególnie przydatne w firmach, w których jedna osoba pełni kilka funkcji lub odpowiada za różne kanały kontaktu z klientami. Stanowi także doskonałe rozwiązanie dla sezonowych kampanii promocyjnych.
Jakie korzyści wynikają z korzystania z aliasów w poczcie firmowej?
Jedną z najważniejszych zalet aliasów jest możliwość uporządkowania korespondencji bez konieczności zakładania nowych kont e-mail. Przekłada się to na oszczędność czasu i zasobów oraz ułatwia zarządzanie komunikacją w firmie. Aliasy pozwalają ponadto ukryć właściwy adres e-mail użytkownika, co podnosi poziom bezpieczeństwo oraz ogranicza ryzyko nadużyć. Umożliwiają także organizację poczty według tematyki, co sprawdza się m. in. przy organizacji wydarzeń, prowadzeniu rekrutacji czy rozpatrywaniu reklamacji.
Alias stanowi także istotne narzędzie wspierające profesjonalny wizerunek firmy – wiadomości wysyłane z tematycznych adresów nadają bowiem organizacji bardziej uporządkowanej struktury organizacyjnej oraz wzbudzają większe zaufanie odbiorców. Wiadomości kierowane na poszczególne aliasy można także łatwiej filtrować, archiwizować oraz przypisywać do konkretnych procesów biznesowych. To rozwiązanie, które nie tylko zwiększa efektywność, ale jednocześnie upraszcza zarządzanie całą komunikacją e-mailową.
Korzystanie z możliwości, jakie dają aliasy jest bardzo łatwe! W ramach profesjonalnych usług pocztowych istnieje bowiem możliwość zakładania nieograniczonej liczby aliasów. Korzystanie z tej funkcjonalności nie wymaga przy tym posiadania zaawansowanej wiedzy technicznej, gdyż ich konfiguracja w ramach profesjonalnych usług hostingowych jest szybka i intuicyjna.
Artykuł Sponsorowany
